Repite 10 veces: Excel no es una base de datos…
No es fácil de tragar… ¿Aguita? Yo también veía en Excel un increíble potencial en el campo del análisis de datos. Y seguro varios en la oficina argumentarán que estamos equivocados, que Excel puede servir, pero velo así: la negación es la primera etapa del duelo…
Excel igual la lleva, es poderoso, y no pocos “brujos” hacen verdadera magia negra con él, usando la interfaz para presentaciones, tableros y analisis de datos con una destreza que lo hace a uno preguntarse qué alma vendieron para tener esos superpoderes.
El tema es que si bien el programa es robusto, las hojas de cálculo creadas por Excel son increíblemente frágiles. No hay forma de rastrear de dónde provienen sus datos, y por tanto no hay registro que auditorear ni manera fácil de someterlas a una verdadera prueba de fuego. Aún así, lo peor es que cualquiera puede crear planillas de Excel …malas. Como es tan fácil de usar, la creación incluso de planillas importantes, con información sensible, no está restringida a personas que entienden de programación, adiestradas para ejecutar de manera metódica y bien documentada, y por tanto las probabilidades de errores graves es muy alta.
O sea, así como todavía la humanidad no logra convertir metales básicos en oro, aún no podemos convertir las planillas de Excel en bases de datos realmente funcionales en un espectro amplio de uso industrial.
¿Una escena familiar?
Imagina esto a ver si te suena: Ingresas tus datos en una hoja de cálculo compartida. Intentas guardarlo pero recibes un aviso de que el libro está actualmente en uso. Ya con inicios de taquicardia decides entre cerrar y perder todas las entradas, o guardar una copia del archivo, prometiéndote a tí mismo que regresarás más tarde y fusionarás los datos. Pero eso por X o Y motivo nunca ocurre, y tu equipo acaba con varias copias de una planilla, cada una con una parte de la verdad ¿Alguien Paracetamol?
Es una historia común. La razón es que Excel realmente solo funciona cuando una persona tiene el control editorial sobre los datos, y eso no es práctico cuando se trata de grandes conjuntos de datos a los que debe acceder el personal y los sistemas de una organización. Cuando solo una persona está a cargo de los datos, y nadie más existe para garantizar que los datos y las funciones sean perfectamente precisos entonces se abre espacio para errores, y los errores de Excel precisamente tienen un largo historial como creadores de problemas cuando se usan como base de datos.
Aquí algunos ejemplos ya famosos:
En 2008, Barclays Capital compró 179 contratos defectuosos de Lehman Brothers como resultado de un error de Excel; Barclays “envió una hoja Excel que contenía una lista de contratos que se incluirían en un acuerdo de compra… La planilla tenía casi 1000 filas y más de 24 000 celdas individuales y tuvo que reformatearse… un asociado junior que reformateaba el trabajo no estaba al tanto que el Excel original incluía filas ocultas con contratos que estaban marcados con una ‘n’ para indicar que no deberían ser parte del trato”.
En 2012, un error de cálculo de Excel le costó a JPMorgan Chase 6,2 millones de dólares después que un operador agregara celdas en lugar de promediarlas. Esto se conoció como “El incidente de la ballena de Londres”.
En 2014, la compañía eléctrica canadiense TransAlta perdió $24 millones en la compra de un contrato por un error de copia y pega en Excel que subió accidentalmente los precios de compra, borrando un 10 % de las ganancias presupuestadas para el año.
Pero, ¿por qué Excel no es una base de datos, exactamente?
Para funcionar com
o tal, el software debe poder manejar diferentes entradas de múltiples fuentes al mismo tiempo y permitir que muchas aplicaciones accedan y manipulen ese software simultáneamente sin corromper o cambiar los datos de origen, incluso actualizándolos en tiempo real. Excel simplemente no hace eso.
Entonces, ¿cómo puedo reemplazar mi sucedáneo de base de datos Excel con una base de datos real? ¿Y qué ganaré con eso?
Me alegra que hayas preguntado.
El primer paso para alejarte de Excel (y seguro el más difícil) es cultural, casi físico. Casi como una droga para un adicto. Es probable que muchos de los miembros de tu equipo hayan estado usando Excel durante gran parte de su carrera. Así que no te sorprendas cuando rechacen tu insistencia con hacer desaparecer la “herramienta estándar de la industria” a la que se han acostumbrado. Y tal vez no necesites crear una base de datos nueva para ellos. Si solo tienes uno o dos entusiastas de Excel en tu equipo, probablemente sepan lo que están haciendo ¿verdad?
Bueno, ok, seguro sepan y sean de aquellos “brujos” y en realidad no vendieron alma alguna, se manejan al revés y al derecho. Pero no tienes como estar 100% seguro de que no hay errores en sus registros. De hecho, un estudio publicado en Journal of End User’s Computing encontró que el 88% de las hojas de cálculo contienen errores. Excel no tiene ninguna herramienta para verificar sus entradas contra tus datos sin procesar. Entonces, si quieres asegurarte de que tus datos son precisos, infalibles, necesitarás el software adecuado.
Peor aún, cualquier error que ocurra será muy difícil de identificar y rectificar debido a la falta de verificación con los datos de entrada.
Excel tampoco ofrece permisos de acceso, por lo que si deseas mantener segura esa información, deberás implementar protocolos de seguridad e infraestructura para mantenerla segura con el abultado trabajo extra que significa, lo que significas casi inventar la rueda a estas alturas del partido, así como alguna forma de garantizar que todos cumplan con las políticas establecidas. Crear esa seguridad también conlleva algunos costos de mantenimiento, así que prepárate para apartar recursos para eso también.
Ehh, entonces tal vez no sea una gran idea apoyarse en Excel para estas cosas, nunca.
Ok, verdad asumida ¿Y ahora qué? 
Bueno, sobre el aspecto cultural de las cosas no hay mucho que podamos aconsejar, considerando que cada empresa es diferente. Dicho esto, como sí podemos ayudarte es a descubrir qué software es el adecuado.
Puedo al tiro recomendarte programas como SQLizer, Dropbase, para comenzar exportando tu planilla a SQL, por mucho el tipo de base de datos más usado en la actualidad, o exportar directamente a un servidor SQL usando la función nativa del mismo; o tal vez si quieres sólo analizar mejor los datos de tu planilla, usar Airbase.
Por supuesto, hay cosas a considerar al seleccionar una base de datos. Aquí algunas preguntas clave que deben hacerse:
- ¿Cuántos datos estoy almacenando?
- ¿Cuántas personas a la vez accederán a estos datos?
- ¿Qué lenguajes de programación utilizan sus equipos?
- ¿Cuál es nuestro presupuesto?
Hay más elementos, sin duda, pero estos te ayudarán a comenzar en el camino correcto.
Una vez que hayas respondido estas cuestiones, es posible que te sorprendas al descubrir que crear tu propia base de datos no es tan desalentador como podrías pensar. Una de las desventajas de soluciones puntuales especializadas, unifuncionales, es que cuestan un ojo de la cara y es posible que no se integren bien con la arquitectura ya existente. Y el otro ojo nos queda colgando si hay que hacer que una tercera empresa programe una solución personalizada a la medida de nuestras necesidades.
Enter: Constructores de BDs sin código (No-code Database Builders)
Debido a la naturaleza integrada de las plataformas no-code, la creación de una base de datos autorizada y segura con seguimiento de cambios y funciones de accesibilidad simultáneas no es tirado de las mechas. Crear una base intelectual para los protocolos de manejo de datos se puede realizar desde la propia aplicación de la base de datos, y la creación de otras aplicaciones para acceder a esos datos es una tarea accesible para cualquiera.
Deja de usar Excel para esas cosas. Te lo agradecerás más tarde.
